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Con fecha 31 de diciembre del 2016 entró en vigencia el Decreto Legislativo N° 1310 que aprueba medidas adicionales de simplificación administrativa y contiene disposiciones para la emisión, remisión y conservación de documentos en materia laboral.
Dicha norma autoriza el uso de tecnologías de la digitalización, información y comunicación para la sustitución de documentos físicos y firmas ológrafas, de acuerdo a las siguientes disposiciones:
- En todo tipo de documentos laborales, el empleador puede sustituir su firma ológrafa y el sellado manual por su firma digital, conforme a lo regulado por el artículo 141-A del Código Civil; o, su firma electrónica, emitida conforme a lo regulado por la Ley N° 27269, Ley de Firmas y Certificados Digitales; así como hacer uso de microformas, conforme a lo regulado por el Decreto Legislativo N° 681.
- Cuando el pago de las obligaciones laborales económicas se deposite en cuenta por medio de empresas del sistema financiero, el empleador puede sustituir la impresión y entrega física de las boletas o constancias de pago por la puesta a disposición al trabajador de dichos documentos mediante el uso de tecnologías de la información y comunicación, siempre que el medio utilizado garantice la constancia de su emisión por parte del empleador y un adecuado y razonable acceso por parte del trabajador. En este supuesto no se requiere firma de recepción del trabajador.
- Cuando en el marco de un procedimiento administrativo o inspectivo o a fin de acceder a servicios de la Autoridad Administrativa de Trabajo, la autoridad competente requiera la presentación de documentos que forman parte de los archivos del empleador, de una organización sindical, del trabajador, ex trabajador o de terceros; estos pueden, a elección del administrado, ser presentados en versión digitalizada del original.
- Para todo efecto legal, los empleadores están obligados a conservar los documentos y constancias de pago de las obligaciones laborales económicas solamente hasta cinco años después de efectuado el pago. Las instancias administrativas, inspectivas, judiciales y arbitrales deben observar esta disposición en sus actuaciones. Para el caso de la Oficina de Normalización Previsional, el empleador podrá destruir la información de planillas de pagos de periodos anteriores a julio de 1999 previa digitalización con valor legal o entregarla físicamente a la mencionada entidad.
- Para el acceso a los servicios de la Autoridad Administrativa de Trabajo, dispuestos mediante el Decreto Legislativo N° 910, sólo se requiere la acreditación del vínculo laboral vigente o finalizado, según sea el caso.
Respecto a lo anterior, para una mayor comprensión de los cambios implementados al amparo del Decreto Legislativo Nº 1310, desarrollamos el siguiente cuadro comparativo:
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ANTIGUA NORMATIVA
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NUEVA NORMATIVA
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D.S. Nº 001-98-TR
Último párrafo del Art. 18º
-vMenos de 100 trabajadores: firma manual.
-vMás de 100 trabajadores: firma digital, previo acuerdo con los trabajadores e inscripción en registro de firmas a cargo del Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo –MTPE (*).
(*) Dicho registro nunca fue implementado
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La nueva simplificación en materia laboral no diferencia por cantidad de trabajadores, se aplica para todo tipo de documento laboral y de manera general.
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D.S. Nº 001-98-TR
El Art. 19º señala que la boleta de pago será entregada al trabajador a más tardar el tercer día hábil siguiente de la fecha de pago. Asimismo, que el acuerdo con el trabajador para la entrega de la boleta de pago por medios electrónicos es obligatorio.
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Se otorga al empleador la facultad de decidir entregar las boletas de pago de manera física. Asimismo, siempre y cuando el empleador garantice la constancia de emisión de las boletas, puede utilizar únicamente tecnología de la información y comunicación, con lo cual no se requeriría la firma de recepción del trabajador.
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D.S. Nº 001-98-TR
El Art. 22º señalaba que los empleadores estaban obligados a exhibir ante las autoridades competentes que lo requieran, las planillas, el duplicado de las boletas y las constancias de pago.
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Se otorga al empleador la facultad de presentar ante el ente administrativo cualquier documentación en versión digital, no siendo obligatoria la presentación de copias físicas.
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Art. 1º de la Ley 27029 que modificó el art. 5º del Decreto Ley Nº 25988, señalaba en su segundo párrafo que no se podían destruir las planillas de pago y que deberían ser remitidas a la Oficina de Normalización Previsional.
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La nueva simplificación laboral, no solo reafirma que las instancias administrativas, inspectivas, judiciales y arbitrales deben acatar la estipulación referida a que los empleadores pueden conservar los documentos o constancias de pago de las obligaciones laborales económicas solamente hasta cinco años después de efectuado el pago; sino que también permite que el empleador pueda destruir la información de planillas de pagos de periodos anteriores a julio de 1999 previa digitalización y/o remisión a la ONP.
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Respecto al acceso al servicio de conciliación administrativa laboral a cargo del Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo, solo se requiere la acreditación del vínculo laboral vigente o finalizado, es decir con la boleta de pago.
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Finalmente, se indica que mediante Decreto Supremo del Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo se regularán las disposiciones establecidas en la norma bajo comento.
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